アニメ DE マナーレッスン ビジネスシーン編  メモの書き方・置き方

お辞儀の種類

お辞儀の種類は、最敬礼の４５度・敬礼の３５度・会釈の１５度の３つが基本です。 感謝や謝罪の気持ちを表現するときは、相手のつま先を見て最敬礼をします。 出退社時のあいさつでは敬礼が最適です。 日ごろの簡単なあいさつは会釈でもいいでしょう。

社内でのあいさつの種類

あいさつは元気よくしましょう。 出かけるときは、元気よく「行ってまいります。」、見送る側も元気よく「行ってらっしゃい。」とあいさつしましょう。戻ってきたら、大きい声で「ただいま戻りました。」、もちろん「おかえりなさい。」も元気よく。朝のあいさつも、退社時のあいさつも同様です。 あいさつは積極的に行い元気よく！　あなたの元気なあいさつが会社に活気をうみます。

名刺を渡す順序

名刺は常に多めに持っておきます。 万が一、名刺が足りなくなった場合は、「名刺を切らして申し訳ありません。社に戻り次第、お送りいたします。」と謝罪するのがマナーです。 相手が複数いる場合、肩書きが上の人から順番に渡します。 上司と訪問した場合は、部下は一歩下がって上司から先に渡し、その後に部下が続いて渡します。

名刺の渡し方と受け取り方

名刺交換は、テーブルの脇で行います。テーブルを挟んだ状態で行うものではありません。 名刺は胸の高さに持ち、「はじめまして。」と一声添えて、社名、部署名、名前を名乗って差し出します。 同時交換のときは、右手に名刺を、左手に名刺入れを持ち、互いが相手の名刺入れの上に片手で名刺を置きます。名刺を置いたら、両手で名刺入れと名刺を持ち、「ちょうだいします。」と言って受け取ります。受け取った名刺はすぐにしまわず、名刺入れの上に置きます。

電話での名乗り方と取次願いの仕方

電話をかける際は、自分の所属と名前をしっかりと伝えます。その上で、いつもお世話になっていることへの礼を言い、電話口に呼んで欲しい人の名前を言いましょう。相手が不在で伝言をお願いしたいときは、まず伝言をお願いできるかどうか伺いましょう。 電話はかけた方が先に切るのが原則ですが、相手がお客様やお得意様の場合は、相手が切るのを待ってから受話器を下ろしましょう。

相手が携帯電話の場合のかけ方

携帯電話に電話する際は、相手がどんな状況にいるのか配慮が必要です。「今、お話してよろしいでしょうか。」と聞いてから話を始めましょう。用件は手短に済ませ、重要な内容は再確認した上で電話を切ります。 留守番電話の場合は、自分の所属と名前を伝え、後ほどかけ直すことを伝えます。着信だけで済ませてはいけません。

自分あての電話の受け方

電話は２コール以内に出るのが基本です。それ以上待たせたときは、「お待たせいたしました。」と言ってから出るようにしましょう。 自分宛の電話のときは、元気よくあいさつして本題に入ります。 また、電話の応対ができない場合は、後ほど折り返す旨を伝えます。その後、折り返したときに、「先ほどは大変失礼しました。」とおわびを忘れずに言いましょう。

電話を取り次ぐときの基本

電話を取り次ぐ場合は、相手の名前を確認しましょう。 相手が名乗らなかったり、聞き取れなかったりした場合は、「もう一度、会社名とお名前を伺ってもよろしいでしょうか。」と尋ねます。 相手が名乗ったら、日ごろのあいさつをして、「担当に変わりますので、少々お待ちください。」と取り次ぎます。担当には、だれからの電話なのか会社名と名前を伝え、用件を伺っていればその旨も伝えましょう。

取り次ぐ相手が不在の場合の電話の対応

電話を取り次ぐ相手が不在の場合は、おわびをした上で、「折り返しこちらから連絡を差し上げましょうか。」と相手の都合を尋ねます。電話番号がわからないときは、相手に伺ってもよいか尋ねてから聞くようにしましょう。 最後に、応対した自分の名前を名乗り、「ありがとうございました。」ときちんとあいさつすることも大切です。

メモの書き方・置き方

電話での取り次ぎなど、担当者が不在の場合は伝言メモを残します。伝える人の名前、伝言を受けた日付と時間、相手の会社名と名前、そして用件を箇条書きで残します。もちろん自分の名前も忘れないように。 メモはわかりやすいところに置き、担当者が戻ってきたら、念のため伝言メモを置いたことを口頭で伝えましょう。

クレームの電話への対応

クレームの電話では、まず相手の言い分をしっかりと聞くことが大切です。そして、クレーム内容に対して同意の気持ちを表し、相手の立場になって謝罪の気持ちを伝えます。たとえ相手の誤解だったとしても、誤解を与えたことをわびるようにするのが大切です。 すぐに回答できないときは、担当者から折り返し電話してもよいか伺います。このとき、いつ連絡するのかをはっきりと伝えるようにしましょう。誠実な対応が信頼回復へとつながるでしょう。 クレームは、より良い企業に発展するためのヒントです。

身だしなみの基本(男性編)

ビジネスマンとして、清潔感のある身だしなみはマナーです。 男性の場合、ダブルのスーツは格の高い人が身につけるイメージがあるので、商談の席などでは避けた方がよいでしょう。また、ボタンダウンのシャツやひものない靴はカジュアルなので、商談の席には向きません。 靴、かばん、ベルトは、濃いめの色で統一した方が落ち着きがあります。スーツやシャツは、しわや汚れのない物を身につけましょう。

身だしなみの基本(女性編)

女性の身だしなみのポイントは、清潔感と品のよさです。 社会人として、ノーメイクはマナー違反です。ファンデーションや口紅をつけ、まゆを整えるくらいの化粧はしましょう。ただし、派手な化粧や長いつめ、ネイルアートはいけません。 スーツは上品な色を選び、シャツは控えめなデザインに。素足も、社会人としてはマナー違反です。きちんとストッキングをはきましょう。 自分の印象が会社全体の印象につながります。大切なのは、清潔感、機能性、品のよさです。

訪問時の受付～応接室の座り方～

訪問先へは、１０分前には着くようにしましょう。 玄関に入る前に、必ずコートやマフラーは脱いでおき、携帯電話は電源を切るかマナーモードにしておきます。受付ではきちんと名乗り、何時にだれと約束をしているのか、を伝えます。 応接室では上座に座ります。立場が下であっても、訪問した側がその場ではお客様になります。コートやかばんは、足元や、背中と背もたれの間に置きます。背もたれにコートをかけるのは、あまりよくありません。 相手を待つ間、名刺や資料を準備しておきましょう。

訪問先での紹介の仕方

訪問先の相手と、同行者（身内）が初対面の場合は、まず身内を先に紹介します。「ご紹介します、副部長の○○です。」このとき、同行者が上司であっても、名前は呼び捨てにします。 続いて身内に対して、「こちらは○○会社○○部の○○様です。」と相手を紹介します。 同行者が他社の人で仲介人のような立場であれば、会社名、役職、その後に名前に「様」をつけて紹介します。紹介された場合は、続いて自らも名乗ってあいさつをしましょう。

商談に入るまでの流れ

訪問先の相手が応接室に来るまで、姿勢をよくして待ちましょう。 相手が来たら、いすの外側で迎え、あいさつと本日時間をいただいたお礼を伝えます。座るときは、相手に「おかけください。」と勧められてから座ります。 本題に入る前に、季節の話題など、スマートな雑談で場を和ませるといいでしょう。雑談が一息ついたタイミングをみて、本題に入ります。

お出迎えの仕方

お客様を出迎える場合は、お客様に対して会社名と名前を確認し、「お待ちしておりました。」と敬礼します。そして、自分の部署と名前を名乗り、お客様に待っていただくところまで案内する旨を伝えます。案内する際は、お客様に対して右斜め前方を、歩幅を合わせて歩きましょう。 応接室などで待っていただく場合は、ドアを３回ノックしてだれもいないことを確認してから、お客様を案内します。室内へ入ったら、どのいすへ座ればいいのか、上座の席をジェスチャーで示しましょう。

エレベーターの乗り方と立ち位置

お客様とエレベーターに乗るとき、いつもお客様が先とは限りません。 エレベーターの中に人がいない場合は、「お先に失礼します。」と断ってから先に入ります。そして、操作ボタンの前に立ち、「開く」ボタンを押しながらもう一方の手でドアを押さえ、お客様を自分の背後に迎え入れます。 すでに他の社員がいる場合には、「どうぞお入りください。」と言って先に乗っていただき、お客様は奥へ、案内人はドアに近い場所に立ちましょう。 エレベーターを降りるとき、自分が操作ボタンの前にいる場合は、ドアを押さえながら「どうぞ…。」と声をかけます。他の社員が操作ボタンを扱っている場合は、先に出て、ドアを押さえながらお客様が降りるのを待ちます。

階段の昇り方と降り方

階段を使ってお客様を案内するときは、先を歩くことでお客様より高い位置に立つことになりますが、この場合は失礼にはあたりません。「応接室は二階になります。」など、行き先を伝えた上で、「お先に失礼します。」と断ってから、先に階段を昇ります。このとき、半身の姿勢を保ち、お客様の歩幅を気遣います。また、お客様には手すり側を歩いていただくよう注意しましょう。 降りるときも同様に、一言断ってから先を歩きます。

席次

会議室などの座る場所には、上座と下座があります。基本的に上座にはお客様が、下座には迎える側が座ります。入口から遠い方が上座、近い方が下座です。議長を中心に、役職の高い順に座っていきます。 食事の場合も同じです。和室の場合、床の間があれば、その前が最も上座になります。

お茶の出し方

お客様にお茶を出すときは、茶たくに湯のみ茶わんをセットせずに運びます。 ノックを３回して、「失礼いたします。」と言ってから入室します。サイドテーブルに盆を置き、ここで茶たくに湯のみ茶わんをセットして、役職の高いお客様から出します。小さな声で「失礼します。」と右側から出すのが一般的ですが、場合によっては左側から出しても構わないでしょう。 退出するときはドアの前で一礼し、外へ出たら再度会釈して静かにドアを閉めましょう。

姿勢やうなずき方

美しい姿勢には、知性と品格、そして自信が表れます。背もたれに寄りかからず、男性は、ひざの間をこぶし２つ程度開け、手は軽く握ってひざの上にのせます。女性の場合は、ひざ、かかと、つま先をつけてそろえるといいでしょう。 また、相手の話を聞くときは、聞き上手になりましょう。お客様と上司が話している間、部下は会話の邪魔にならないようにうなずきやあいづちが打てるといいでしょう。また、「なるほど。」など共感を表す言葉は、相手との距離を近づけます。

あいさつとお見送りの仕方

商談や打ち合わせの終了時は、お客様が片付けるのを見てから素早く片付けるようにしましょう。 お客様が退室するときは、先にドアに近づき、手前に引くドアの場合は、お客様から先に、続いて役職の高い人から出ます。また、押し開くドアの場合は、自分が先に出て、ドアを押さえながらお客様や上司が出るのを待ちましょう。最後の人が出たらドアを閉めます。 見送りをする場所は状況によって異なりますが、「本日はご足労いただき、誠にありがとうございました。」など、お越しいただいたことに対する感謝の気持ちを伝えてお辞儀をします。

接待を受ける場合の注意点

お客様から接待の誘いがあったとき、その接待を受けるかどうかは今後のつきあい方に大きく関係してくるので、上司に相談してから決めましょう。 接待の場では、接待される側であっても大きな態度は禁物です。悪口や仕事の愚痴などは言わず、仕事の話などでの無責任な発言は慎み、上司と相談してから冷静に対処しましょう。羽目を外すなどはもってのほかです。 支払いをしていただいたときのお礼は店を出た後で、そして、翌日にはメールや電話でお礼の連絡を忘れずに。

移動する場合の席次

お客様や上司とタクシーに乗るときには、座る場所に気をつけましょう。車の座席にも上座・下座があります。 まず、運転席の後ろの席が、１番の上座です。２番目は助手席の後ろ、３番目は後部座席の中央です。支払いをする一番下の人は、助手席に座りましょう。 また、自家用車や商用車では、助手席が１番の上座になり、運転席の後ろが２番目で、助手席の後ろが３番目、後部中央が４番目になるので注意しましょう。

接待場所での席次

◆中華料理店での席次 中華料理店での席次は、入口より最も奥の席が上座になります。２番目は、テーブルを時計回りに回すため、上座の左側となり、３番目が上座の右側になります。以降同じ順序で座り、上座の向かいの入口を背にした席が下座となるので、覚えておきましょう。 ◆料亭での席次 料亭や和式の店では、基本的に床の間の前が上座となり、その反対の入口近くが下座になります。ただし、入口近くに床の間がある場合は上座にはならず、入口から一番奥まった席が上座となります。

乾杯

まず、出席者に飲み物が行き渡るようにします。接待ではゲストにお酒を注ぎ、仲間同士であれば互いに注ぎます。 司会者は、音頭をとる人を紹介しますが、その場で一番権限のある上司などに事前にお願いしておいた方がいいでしょう。 音頭をとる人が立ち上がる前に、聞く人々もきちんとした姿勢をとり、あいさつを拝聴します。このとき、グラスは胸の位置に持つようにしましょう。音頭をとる人の「乾杯。」の合図に合わせて一斉に「乾杯。」と声に出し、目の高さまでグラスをあげ、飲み物に口をつけたらいったんグラスを置き、全員で拍手をします。

お酒のすすめ方・注ぎ方（ビール）

ビール瓶でお酌をする場合、ラベルを上にし、手でラベルを隠さないように瓶の下の方を片手で持ち、もう片方の手で下側を支えるように持ちましょう。やや高めの位置から、最初は勢いよく、それから徐々にゆっくりと注げばバランスよく泡が立ちます。 グラスのビールを飲み干すまでは、注ぎ足さない方がおいしく飲めるといわれています。勧められた人は、グラスのビールを飲み干してからお酌を受けるのがルールです。接待の場合、相手のビールが少なくなってきたと思ったら、「いかがですか。」と声をかけるようにしましょう。 そのままグラスを差し出されたときは、注ぎ足してもいいでしょう。

お酒のすすめ方・注ぎ方（日本酒・ワイン）

相手が好む飲み物を配慮する気配りと、エレガントな注ぎ方で好感度をアップさせましょう。 ◆日本酒の場合 日本酒のお酌は、徳利（とっくり）の胴部分を右手で持ち、左手は下側に添えるようにします。熱かんの場合は、首部分を右手で持ち、左手で徳利の底部分にタオルを添えて持つといいでしょう。杯の八分目を目安に注ぎましょう。 杯は、親指とひとさし指で上部を持ち、中指は下部に、薬指と小指は中指に沿うようにするといいでしょう。杯は両手で持つのが基本ですが、男性の場合は片手で持っても構いません。 ◆ワインの場合 ワインを注ぐときは、ラベルが上にくるよう右手で持ち、左手で下側を支えるようにしましょう。グラスはテーブルに置いたまま注ぎます。注ぐ量は、グラスの1/3～1/2程度を目安にしましょう。 グラスは、脚の部分の一番上を親指とひとさし指で持つといいでしょう。

お酒のすすめ方・注ぎ方（水割り・お湯割り）

◆水割りの作り方 水割りは、グラスの縁まで氷をたっぷりと入れ、ウィスキーを注ぎます。マドラーで手早く３回転半かき混ぜて、ウィスキーとグラスをよく冷やします。最後に、冷えたミネラルウォーターを適量注いで３回転半かき混ぜましょう。 一般的な割合は、ウィスキー１に対して水2.5です。 ◆お湯割りの作り方 焼酎（しょうちゅう）のお湯割りは、先に湯を注いでから焼酎を加えると、あまりかき混ぜなくても比重の関係でよくなじみます。 割合は、焼酎６：湯４が一般的ですが、相手の好みもあるので臨機応変に対応しましょう。

飲み物の受け方

お客様からビールを勧められたときは、「いただきます。」と両手でグラスを持ち上げて注いでもらいましょう。ワインの場合は、グラスをテーブルに置いたままにします。日本酒の場合は、両手で杯を持ち上げて受けるのがいいでしょう。 また、お酒を勧める場合は、相手のお酒の量をよく観察して、その人の適量を見極めておくことも大切なマナーです。「手酌でいきましょう。」と言われた場合は、自分のペースで飲みたいという意思表示なので、初めの一杯だけはお酌をして、後は任せても失礼にはなりません。 お酒に自信があっても、決してお酒に飲まれてはいけません。接待も仕事の場であることを忘れずに、セーブすることも大切です。

お酒をお断りするとき

接待にお酒はつきものですが、飲めない人は無理に飲まなくてもマナー違反にはなりません。 乾杯のときは、グラスに口をつけて飲むまねだけをして、その後ソフトドリンクに切り替えても構いません。ただ、一見お酒にも見えるようなウーロン茶などで、場をしらけさせないような配慮も大切です。 勧められてしまったときは、「ありがとうございます。体質に合わないものですから。」などと柔らかく断り、その分、会話などで雰囲気を明るくするよう努めましょう。ここで勧めていただいた相手に、「いかがですか。」と逆にお酌をするのが大人の立ち回りです。

お開き

宴会や接待のとき、いったんけじめをつけ、会の印象をよくする役割が「締め」のあいさつです。 締めには「中締め」と「本締め」があり、大人数による宴会などの場合は「中締め」、比較的少人数で短時間の場合は「本締め」というように使い分けることが多いです。 中締めの時間的な目安は１時間半から２時間で、締め方は「一本締め」や「一丁締め」が一般的です。本締めの場合は、「三本締め」や「万歳三唱」といいうケースが多いようです。 締めのタイミングは、料理を食べ終わったころと覚えておけばいいでしょう。また、支払いは相手にわからないように済ませるのがスマートです。